Πώς να γίνει καλύτερη υπολογιστικά φύλλα του Excel

υπολογιστικά φύλλα του Excel μπορεί να απλοποιήσει τα καθήκοντα οργάνωσης , επιτρέπει την απεικόνιση των δεδομένων ή τάσεις και να παρέχουν ανάλυση των δεδομένων . Ωστόσο , υπολογιστικά φύλλα του Excel είναι μόνο τόσο καλή όσο τα κάνετε . Τυχαία φύλλα θα μπορούσε να λειτουργήσει για μια γρήγορη γράφημα ή πίνακα , αλλά γίνονται προβληματικά όταν σας παραπέμπω σε αυτά αργότερα . Κάνοντας την καλύτερη υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel είναι ένα θέμα τη λήψη του χρόνου για να το κάνουμε σωστά ? Λίγα λεπτά στο εμπρόσθιο άκρο μπορεί να σώσει ώρες κατά τη διάρκεια ζωής του φύλλου σας . Οδηγίες
Η 1

Χωρίστε τα δεδομένα σας . Υπολογιστικά φύλλα του Excel έχουν μια μεγάλη και συνεχώς διευρυνόμενη , ο αριθμός των διαθέσιμων γραμμών και στηλών ανά φύλλο ? Βιβλία εργασίας του Excel , επίσης, μπορεί να έχει πολλές περισσότερες από τις προεπιλεγμένες τρία φύλλα . Για τα μικρά σύνολα δεδομένων , πολλά ξεχωριστά κομμάτια των δεδομένων μπορεί να είναι σε θέση να χωρέσει σε ένα φύλλο . Είναι μια καλή πρακτική να τοποθετείτε μόνο έναν πίνακα, λίστα , ή συναφή σύνολο των δεδομένων σε κάθε φύλλο . 2

Ονομάστε τα δεδομένα σας . Στα υπολογιστικά φύλλα του Excel , μπορείτε να ονομάσετε φύλλα εργασίας , τα κύτταρα , και περιοχές κελιών . Κάνετε μια συνήθεια της ονοματοδοσίας των κυττάρων που θα αναφέρονται συχνά με λογικά ονόματα που ακολουθούν σύμβαση ονομασίας σας . Για παράδειγμα , αν έχετε ένα κελί με επιτόκιο , μπορείτε να το " INTRATE " όνομα . Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στη συνέχεια σε έναν τύπο σε κάθε φύλλο του αρχείου σας με το όνομά του ( " = INTRATE * F3 ")? Αυτό απλοποιεί τύπου πληκτρολόγηση , καθώς και τον έλεγχο αργότερα . Named κλίμακες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως κατάλογοι για την πρόληψη ή τον περιορισμό typos επιλογές .
Εικόνων 3

Χρησιμοποιήστε σχόλια . Σχόλια μπορούν να προστεθούν σε οποιοδήποτε κελί σε ένα φύλλο εργασίας του Excel , χρησιμοποιώντας το μενού στο δεξί κλικ ? Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε τα σχόλιά σας στα κύτταρα που γειτνιάζουν με την περιοχή που σχολιάζοντας . Οι παρατηρήσεις θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για να εξηγήσει τις ενέργειες που έχουν ήδη ληφθεί , λόγους για να κάνει φύλλο σας με τον τρόπο που το έκανε , ή τις πηγές των δεδομένων --- κάτι που μπορεί να χρειαστούν αργότερα.
Η 4

Χρήση τύπων και μακροεντολές για την απλοποίηση των εργασιών . Γρήγορη και βρώμικες μέθοδοι όπως η cut-and -paste και εργασίες δακτυλογράφησης , αλλά τύποι μπορεί να μειώσει την πιθανότητα του ανθρώπινου λάθους , ειδικά όταν χρειάζεται να συνοψίσει τα δεδομένα σας . Μερικοί συνδυασμοί πλήκτρων λειτουργίας , όπως είναι η χρήση INDEX για να συλλέγουν πληροφορίες από άλλη τοποθεσία, σε συνδυασμό με το MATCH έτσι Excel αναζητά τη σωστή θέση τηλέφωνο για σας , μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο , εξασφαλίζουν συνοπτικά στοιχεία σας είναι ενημερωμένο και να αποτρέψει το σφάλμα .
5

Κάντε ένα κάλυμμα ή ένα φύλλο βάσης για το φύλλο σας . Συμπεριλάβετε το όνομα σας , το σκοπό του υπολογιστικού φύλλου , σημαντικές αλλαγές συνδεθείτε και τυχόν σημαντικές μεταβλητές απόφασης . Αυτή η πρακτική μπορεί να φαίνεται ανόητο ή σαν υπερβολή , όταν είστε ο μόνος που θα πρέπει να χρησιμοποιούν ένα υπολογιστικό φύλλο , αλλά φύλλα κάλυψης είναι χρήσιμο ακόμα και σε αυτές τις καταστάσεις . Όχι μόνο απλοποιήσει την αλληλεπίδραση σας με το φύλλο σας , αλλά απαιτούν από εσάς να σκεφτείτε τι θα κάνετε με τα δεδομένα και λογιστικών φύλλων στην πρώτη θέση .
Η 6

Έλεγχος για σφάλματα συχνά . Έλεγχος για σφάλματα μπορεί μερικές φορές να επιτευχθεί με τη δημιουργία ενός γραφήματος και να ψάχνει για ακραίες τιμές , τάσεις ή τα αναμενόμενα εύρη δεδομένων . Σε άλλες περιπτώσεις , μπορεί να χρειαστεί να ταιριάζουν με τα δεδομένα σας με τις αναμενόμενες τιμές με τη χρήση τύπων . Excel προσφέρει μια ποικιλία χαρακτηριστικών τύπου - ελέγχου, όπως δείχνει τύπων στα κελιά αντί για τα αποτελέσματα , τα οποία μπορεί να σας βοηθήσει σε αυτή την προσπάθεια . Ποτέ μην δημοσιεύσει ή να μοιραστείτε τα αποτελέσματά σας εάν δεν έχετε κάνει έναν έλεγχο σφαλμάτων .
Η
εικόνων