Πώς να δημιουργήσει ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης

Πηγαίνοντας χωρίς χαρτί στο σπίτι ή στο χώρο εργασίας σας και τη μετάβαση σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης έχει τα οφέλη του . Μπορείτε να εξοικονομήσετε χώρο στο γραφείο στο σπίτι σας ή την επιχείρησή σας , επειδή μπορείτε να αντικαταστήσετε υπερμεγέθη ντουλάπια αρχείο με ένα μόνο σκληρό δίσκο . Μπορείτε επίσης να έχουν εύκολη και γρήγορη έλεγχο της οργάνωσης των αρχείων και φακέλων με την απλή δημιουργία και τη διαγραφή αντικειμένων από τον υπολογιστή . Μπορείτε τελικά να δείτε μια εξοικονόμηση δαπανών δεν χρειάζεται να αγοράσει το χαρτί εκτυπωτή , μελάνι και γραφίτη , καθώς και φακέλους αρχείων . Η δημιουργία ενός συστήματος αρχειοθέτησης γραφείων σε χαρτί είναι δύσκολο , αλλά η μετατροπή σε ηλεκτρονική κατάθεση είναι σχεδόν αβίαστη με τα Windows 7 το λειτουργικό σύστημα της Microsoft . Οδηγίες
Η

1 Κάντε κλικ στο κουμπί "Start ". Πληκτρολογήστε "Βιβλιοθήκες" στο πλαίσιο αναζήτησης στο κάτω μέρος του μενού " Έναρξη " . Πατήστε το πλήκτρο " Enter". 2

Κάντε δεξί κλικ σε μια κενή περιοχή στο δεξιό τμήμα του παραθύρου . Επιλέξτε " Νέα " και στη συνέχεια "Βιβλιοθήκη" από το μενού . Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα βιβλιοθήκη , όπως « Ομίλου και Διαχείρισης Έργων . " Πατήστε το πλήκτρο " Enter".
Εικόνων 3

δεξί κλικ στο νέο φάκελο που δημιουργήσατε Βιβλιοθήκη και , στη συνέχεια, επιλέξτε " Ιδιότητες". Κάντε κλικ στο κουμπί " Συμπεριλάβετε ένα φάκελο " . Κάντε κλικ στο φάκελο ή μονάδα δίσκου γράμμα , όπως η C ή D , στο αριστερό παράθυρο που θέλετε να σαρωθεί από τη Βιβλιοθήκη . Για παράδειγμα , συνδέοντας μια μονάδα flash USB με τον υπολογιστή μερικές φορές δημιουργεί μια προσωρινή επιστολή του οδηγού , όπως η "Ε" Κάντε κλικ στην επιλογή "Συμπερίληψη φακέλου . "
Η

4 Κάντε κλικ στο drop-down μενού στο " Βελτιστοποιήστε Αυτό Βιβλιοθήκη Για " και επιλέξτε τον τύπο αρχείου που ταιριάζει καλύτερα η Βιβλιοθήκη . Για παράδειγμα , επιλέξτε " Έγγραφα ", εάν η βιβλιοθήκη θα αποθηκεύσει φορητή μορφή εγγράφου ( PDF ) ή το Word ( DOC ) αρχεία .
5

Κάντε κλικ σε ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο " Φαίνεται στο Παράθυρο περιήγησης " , αν δεν είναι ήδη . Κάντε κλικ στο " Apply" και "OK " για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου . Αυτή είναι η αρχή του συστήματος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης .
Η 6

Φέρτε το παράθυρο Βιβλιοθήκες πίσω προς τα εμπρός , αν είναι ελαχιστοποιημένο ή κρυμμένα . Κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε τη βιβλιοθήκη . Κάντε κλικ σε ένα κενό χώρο και επιλέξτε "New " από το μενού . Επιλέξτε οποιαδήποτε από τις επιλογές στο υπομενού , όπως η δημιουργία νέων "Φάκελοι ". Δημιουργήστε και ονομάστε νέους φακέλους που απαιτούνται για τη δημιουργία ηλεκτρονικού συστήματος αρχειοθέτησης σας .
Η
εικόνων