Τρόπος χρήσης της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Το Microsoft Word έχει ένα βολικό και λειτουργία εύκολο στη χρήση συγχώνευσης αλληλογραφίας που σας επιτρέπει να παράγουν εξατομικευμένα έγγραφα που απευθύνονται σε συγκεκριμένα άτομα με μερικά μόνο κλικ . Μπορείτε απλά να εισάγετε δεδομένα σε ένα αρχείο του Word στυλ της βάσης δεδομένων και στη συνέχεια πληκτρολογήστε μια βασική μορφή σε ένα κύριο έγγραφο που τα δεδομένα θα πρέπει να συγχωνευθούν σε . Αυτό είναι συνήθως χρησιμοποιείται από τους ανθρώπους που πρέπει να στείλετε τις πωλήσεις και τις συνοδευτικές επιστολές σε μια ομάδα μάζα των ανθρώπων ή παράγουν ολισθήσεις συσκευασίας και τα τιμολόγια για τις παραγγελίες . Μόλις το φύλλο δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας που έχει συσταθεί , μπορεί να χρησιμοποιείται συνεχώς για μια ποικιλία διαφορετικών τύπων των αποστολών και των επικοινωνιών για τους ανθρώπους στον κατάλογό σας . Μπορείτε επίσης να προσθέσετε καταχωρήσεις στο φύλλο δεδομένων σας, όπως απαιτείται με μερικά μόνο κλικ . Οδηγίες
Η

1 Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο στο Microsoft Word . Κάντε κλικ στο κουμπί " Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας " κάτω από το μενού Εργαλεία (βρίσκεται στο " αλληλογραφίας " γραμμή εργαλείων στο Word 2007) . 2

Επιλέξτε τον τύπο της συγχώνευσης αλληλογραφίας που θέλετε να εκτελέσετε . Μπορείτε να συγχωνεύσετε επιστολές , φάκελοι, ετικέτες , ακόμη και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Word .
Εικόνων 3

Επιλέξτε τους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας . Αν δεν έχετε ήδη ένα κατάλογο παραληπτών έτοιμο σε ένα αρχείο του Word ( που αναφέρονται σε μορφή βάσης δεδομένων ) , έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε μια νέα λίστα . Ο οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας θα σας δώσει μια επιλογή των πεδίων που μπορείτε να προσθέσετε στη λίστα σας . Επιλέξτε τα πεδία που θα εντοπίσει και να διαμορφώσετε κάθε παραλήπτη για τις ανάγκες σας . Μπορείτε επίσης να προσθέσετε το δικό του ιδιαίτερο ονόματα τομέα σας . Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει το όνομα , τη διεύθυνση , τον αριθμό τηλεφώνου , ή ακόμα λιγότερο κοινών αναγνωριστικών , όπως διεύθυνση ιστότοπου ή αγαπημένη γεύση παγωτού . Σκεφτείτε για το πώς η επιστολή σας ή το μήνυμα σε αυτόν τον παραλήπτη θα είναι κατασκευασμένο κατά την επιλογή πεδίων .
Η 4

Δημιουργήστε το κύριο έγγραφο . Το κύριο έγγραφο είναι η κοινή επιστολή , φάκελος , ετικέτα ή email σχεδιασμού μήνυμα στο οποίο οι πληροφορίες από τη λίστα παραληπτών συγχώνευσης αλληλογραφίας θα πρέπει να αποτελούν αντικείμενο ντάμπινγκ . Έτσι , για παράδειγμα , για μια τυποποιημένη επιστολή που θα γράψει τη σημείωσή σας στο κύριο έγγραφο και στη συνέχεια να έχουν ένα πλαίσιο διευθύνσεων στο επάνω μέρος , όπου ο αποδέκτης των πληροφοριών θα πρέπει να αποτελούν αντικείμενο ντάμπινγκ μέσα
5

Προσθήκη πεδίων συγχώνευσης σε το έγγραφό σας . Αρχικά, τοποθετήστε το δρομέα στο κύριο έγγραφο όπου θέλετε να προσθέσετε το πεδίο συγχώνευσης . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί " Insert Merge Field" --- αυτή η εντολή πρέπει να αναγράφεται στη γραμμή εργαλείων σας ή στο "Εργαλεία > Συγχώνευση αλληλογραφίας . " Θα δείτε μια λίστα με όλα τα πεδία που δημιουργούνται στη λίστα παραληπτών. Για παράδειγμα , βάλτε το πεδίο μετά το " Dear" στην αρχή της επιστολής σας , ή τοποθετήστε κάπου στη μέση της επιστολής σας, όπου θα αναφέρονται οι προτιμήσεις παγωτό του ατόμου .
Η 6

Εκτέλεση της συγχώνευσης αλληλογραφίας . Επιλέξτε το "Finish και Συγχώνευση " στη γραμμή εργαλείων του Word . Σας δίνεται η δυνατότητα να συγχωνευθούν σε ένα νέο επεξεργάσιμο αρχείο που θα εμφανιστούν μεμονωμένα έγγραφο κάθε παραλήπτη , τη συγχώνευση απευθείας σε έναν εκτυπωτή ή να συγχωνευθούν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook .
Η
εικόνων