Πώς να στήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας

Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένας τρόπος για να στείλετε όλες τις επαφές σε μια λίστα την ίδια επιστολή . Ένα χαρακτηριστικό της συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι η δυνατότητα να προσαρμόσετε κάθε γράμμα . Για παράδειγμα , αν θέλετε να στείλετε μια επιστολή των επιχειρήσεων , και θα προτιμούσα να μην απευθύνεται σε « Αγαπητέ κύριε," το πρόγραμμα μπορεί να εισαχθεί σε κάθε γράμμα το όνομα του παραλήπτη , ή ό, τι μοναδικές πληροφορίες που έχετε αποθηκεύσει στη λίστα . Η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αντιμετώπιση επιστολές , φάκελοι , κάρτες και ετικέτες . Οι περισσότεροι επεξεργαστές κειμένου έχουν δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας . Το παρακάτω δείχνει πώς να δημιουργήσει μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Microsoft Word , και ενώ η διαδικασία του άλλου επεξεργαστή κειμένου θα είναι διαφορετικό , μπορεί να είναι παρόμοια . Οδηγίες
Η 1

Δημιουργήστε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε στους δικαιούχους τη λίστα σας . Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου . 2

Κάντε κλικ στο "Εργαλεία ", " Γράμματα και Mailing " και " Mail Merge Wizard" , εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word .
Εικόνων 3

Επιλέξτε τον τύπο του εγγράφου που ετοιμάζουν , και να ελέγξετε την κατάλληλη από το μενού στο πάνω δεξιά μέρος της οθόνης . Στο παράδειγμά μας "Γράμματα " είναι επιλεγμένο . Αφού κάνετε την επιλογή , επιλέξτε το σύνδεσμο στο κάτω δεξιά πλευρά της σελίδας , που λέει "Next " για να συνεχίσετε στο επόμενο βήμα .
Η 4

Επιλέξτε το αρχικό έγγραφο , ελέγχοντας κατάλληλα σας επιλογή στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης . Για παράδειγμα " Χρησιμοποιήστε το τρέχον έγγραφο " είναι επιλεγμένο . Κάντε κλικ στο "Next" στην κάτω δεξιά πλευρά της σελίδας για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα .
5

Επιλέξτε τη λίστα που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε . Έχετε την επιλογή να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα , μια λίστα στο Outlook ή τη δημιουργία νέας λίστας . Για παράδειγμα , θα δημιουργηθεί μια νέα λίστα .
Η

6 Συμπληρώστε τη φόρμα διεύθυνση για το πρώτο πρόσωπο για τη λίστα σας . Δεν είναι απαραίτητο να συμπληρώσουν κάθε κενό . Συμπληρώστε ό, τι χρειάζεστε ή θέλετε . Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα Καταχώρηση " για να προσθέσετε τον επόμενο παραλήπτη .
Η 7

Συνεχίστε να προσθέτετε πληροφορίες για τους παραλήπτες στην λίστα . Κάθε φορά που θέλετε να προσθέσετε ένα νέο , κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα Καταχώρηση ". Όταν τελειώσετε , κάντε κλικ στο κουμπί " Κλείσιμο ".
8

Αποθηκεύστε τη λίστα με την ονομασία του αρχείου στο παράθυρο που ανοίγει . Σημείωση όπου το αρχείο θα αποθηκευτεί στον υπολογιστή σας . Την επόμενη φορά που θα κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας τον κατάλογο αυτό , θα έχει ήδη δημιουργηθεί η λίστα .
Η 9

Επεξεργασία του λίστα , αν είναι απαραίτητο κάνοντας κλικ στο " Επεξεργασία λίστας παραληπτών . "
Η 10

Μετακίνηση στο επόμενο βήμα κάνοντας κλικ στο " Next" στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης .
Η 11

Προσθήκη ατομικές πληροφορίες παραληπτών , επιλέγοντας από το μενού που βρίσκεται πάνω δεξιά . Για να προσθέσετε το μπλοκ διεύθυνσης , κάντε κλικ στο " μπλοκ διευθύνσεων . "
Η 12

Προσαρμόστε τον τρόπο η διεύθυνσή σας θα εξετάσουμε επιλέγοντας τις επιλογές στο μενού που ανοίγει .
Η 13

Τοποθετήστε το διεύθυνση πλαίσιο, κάνοντας κλικ στο "OK" στο μενού Insert Address Box. Η διεύθυνση θα εμφανιστεί οπουδήποτε ο δρομέας τοποθετείται στο έγγραφο .
Η 14

Προεπισκόπηση των επιστολών σας , κάνοντας κλικ στο " Προεπισκόπηση των επιστολών " σύνδεσμο .
Η 15

Μετακινηθείτε μέσω του γράμματα πατώντας το μπροστινό και πίσω βέλη κάτω " Προεπισκόπηση επιστολές σας . "
Η 16

Ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας , κάνοντας κλικ στο " Ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας " σύνδεσμο .
Η 17

Εκτυπώστε τα γράμματα , κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο "Print" .
Η
εικόνων