Πώς να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης στο Word 2007

λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word έχει σχεδιαστεί για να διευκολύνει τη δημιουργία εγγράφων όπως επιστολές φόρμας . Με τη συγχώνευση αλληλογραφίας , μπορείτε να συνδέσετε ένα έγγραφο του Word σε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel , και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε " πεδία συγχώνευσης " να τραβήξει αυτόματα τα δεδομένα από την εν λόγω φύλλο και τοποθετήστε το σε πολλαπλά αντίγραφα του εγγράφου . Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα μια σειρά από έγγραφα που χρησιμοποιούν παρόμοια, αλλά μεταβλητές πληροφορίες , για παράδειγμα , τα ονόματα των πελατών ή τα ποσά εισφορών. Οδηγίες
Συνδέστε το έγγραφο του Word σε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων
Η

1 Επιλέξτε το " αλληλογραφίας " καρτέλα και κάντε κλικ στο "Επιλογή παραληπτών . " 2

Κάντε κλικ στο " ? Επιλογή από Επαφές του Outlook " για να αντλήσει τις πληροφορίες σας από το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook , ή" Χρήση υπάρχουσας λίστας "για να επιλέξετε ένα ξεχωριστό αρχείο βάσης δεδομένων . Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο " Type New List" για να δημιουργήσετε γρήγορα και να αποθηκεύσετε μια βάση δεδομένων μέσω του Word . Χρησιμοποιήστε τη φόρμα που εμφανίζεται να δημιουργήσετε τη λίστα σας .
Εικόνων 3

Κάντε κλικ στο " Επεξεργασία λίστας παραληπτών " μετά την προέλευση δεδομένων σας είναι συνδεδεμένο να προβεί σε τροποποιήσεις του Λόγου δεδομένων θα τραβήξει από την πηγή .

Η Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης
Η

4 Επιλέξτε το " αλληλογραφίας " καρτέλα και κάντε κλικ στο "Match Fields . "
5

Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο - down menu δίπλα σε κάθε συγχώνευση τύπο πεδίου για να επιλέξετε έναν τύπο δεδομένων που τράβηξε από το αρχείο δεδομένων σας . Εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα επαφών του Outlook , αυτοί οι τύποι δεδομένων είναι πιθανό να συνδυάζεται ήδη . Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel ή άλλο αρχείο βάσης δεδομένων , θα πρέπει να ταιριάζουν σε κάθε τύπο πεδίου σε μια επικεφαλίδα στήλης . Κάντε κλικ στο " OK" όταν τελειώσετε .
Η

6 Κάντε κλικ στο κουμπί " Insert Merge Field" στην " αλληλογραφίας " καρτέλα και επιλέξτε ποιο πεδίο που θέλετε να εισαγάγετε . Να θυμάστε ότι κάθε πεδίο που συνδέεται με μια συγκεκριμένη στήλη των δεδομένων στο αρχείο προέλευσης δεδομένων σας . Το πεδίο " Επώνυμο " , για παράδειγμα , μπορεί να συνδέεται με μια στήλη με τίτλο " Επώνυμο ". Το πεδίο θα εμφανιστεί στη θέση του κέρσορα .
Η

7 Κάντε κλικ στο κουμπί " Finish και Συγχώνευση " για την" αλληλογραφίας "καρτέλα για να επεξεργαστείτε μεμονωμένα έγγραφα εντός της συσκευής σας ή να εκτυπώσετε ολόκληρο το σύνολο . Το παράθυρο διαλόγου "Print" σας επιτρέπει να επιλέξετε αν θέλετε να εκτυπώσετε αντίγραφα που αντιστοιχούν μόνο σε μια ορισμένη σειρά των καταχωρήσεων στο αρχείο προέλευσης δεδομένων , ή σε ολόκληρο πηγή .
Η
εικόνων