Πώς να διαχειριστείτε μεγάλα έγγραφα στο Word

Η διατήρηση μεγάλων εγγράφων μπορεί να είναι περίπλοκη , αλλά υπάρχουν εργαλεία που είναι ενσωματωμένη στο πρόγραμμα Microsoft Word που κάνει τη δουλειά διαχειρίσιμο . Χρησιμοποιήστε "Αναζήτηση ", "Σχόλια του Word " και " Παρακολούθηση αλλαγών " χαρακτηριστικά για να επεξεργαστείτε το έγγραφο , και στη συνέχεια να προστατεύουν μία φορά ότι είναι στην τελική του μορφή . Βρείτε τις σχετικές πληροφορίες γρήγορα , σχόλιο με τις ερωτήσεις ή τις ανησυχίες και στη συνέχεια να στείλετε ολόκληρο το έγγραφο σε ένα συνάδελφο για αλλαγές, οι οποίες θα πρέπει να παρακολουθούνται με τα αρχικά της . Με την προστασία του εγγράφου , μπορείτε να ελέγξετε τους τύπους των αλλαγών , αν υπάρχουν , που επιτρέπονται . Με τη χρήση αυτών των εργαλείων , μεγάλο το έγγραφό σας θα φαίνεται μικρότερο και πιο εύχρηστο . Οδηγίες
Βρείτε
Η 1

Εύρεση κειμένου μέσα στο έγγραφο πατώντας και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο "Control ", ενώ πατώντας το πλήκτρο " F" . Εναλλακτικά , μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Αναζήτηση" στο μενού " Home" . 2

Πληκτρολογήστε το κείμενο που σας ενδιαφέρει και πατήστε το πλήκτρο " Enter". Η αναζήτηση δεν γίνεται διάκριση πεζών από προεπιλογή , έτσι ώστε , για παράδειγμα , μπορείτε να εισάγετε " κείμενο" ή " Κείμενο " για τα ίδια αποτελέσματα .
Εικόνων 3

Κάντε κλικ στο " Περισσότερα" για να περιορίσετε σας αναζήτηση κατά περίπτωση , πρόθεμα ή μπαλαντέρ . Συνεχίστε την αναζήτηση μέχρι να βρείτε το επιθυμητό κείμενο σας .
Εικόνων Σχόλια
Η 4

Προσθέστε σχόλια στο έγγραφο , επισημαίνοντας το κείμενο το σχόλιό σας θα αφορούν , πλοήγηση στο « Αξιολόγηση » και επιλέγοντας " Νέο σχόλιο ". Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας στο πεδίο που εμφανίζεται . Σχόλια ξεχωρίζουν , ώστε να μπορούν εύκολα να επεξεργαστούν ή να αφαιρεθούν .
5

Πλοηγηθείτε στο " Αξιολόγηση " και μετά " Εμφάνιση σημειώσεων " και καταργήστε την επιλογή "Σχόλια " για να αποκρύψετε προσωρινά σχόλια . Αυτό είναι χρήσιμο για την εκτύπωση ενός αντιγράφου χωρίς σήμανση .
Η

6 Κάντε δεξί κλικ στο μαρκαρισμένο στήλη και επιλέξτε " Διαγραφή σχολίου " για να αφαιρέσετε ολόκληρο το σχόλιο. Πλοηγηθείτε στο " Παράθυρο αναθεώρησης » μέσα από το μενού εντοπισμού και επιλέξτε κάθετη ή οριζόντια θέση για να δείτε μια λίστα με όλες τις αλλαγές μέσα στο έγγραφο .
Εικόνων Track Changes
Η 7

Πλοηγηθείτε το μενού "Review" και επιλέξτε " Παρακολούθηση αλλαγών Επιλογές " Επιλέξτε τους τύπους των αλλαγών που θέλετε να παρακολουθείτε και τις επιλογές μορφοποίησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε . Για παράδειγμα , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μπλε χρώμα κειμένου για τις αλλαγές μορφοποίησης και ένα κόκκινο διαγραφή της γραμματοσειράς για τις διαγραφές .
8

Κάντε κλικ στο " Παρακολούθηση αλλαγών " για να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση . Τα αρχικά σας , θα πρέπει να καταγράφονται δίπλα στις αλλαγές σας .
Η 9

Απενεργοποίηση της παρακολούθησης αλλαγών με την επιλογή " Παρακολούθηση αλλαγών " και πάλι . Οποιεσδήποτε αλλαγές γίνονται ενώ η παρακολούθηση αλλαγών είναι off δεν θα καταγράφονται .
Η 10

Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών που γίνονται από άλλους , επιλέγοντας τα κατάλληλα "Αποδοχή" ή "Απόρριψη" κουμπιά . Απόκρυψη αλλαγές προσωρινά με την επιλογή " Όλοι οι αναθεωρητές " από το μενού " Εμφάνιση σημειώσεων " μέσα στο " Παρακολούθηση ".
Εικόνων Προστασία εγγράφου
Η 11

Επιλέξτε " Προστασία εγγράφου » κατά την αναθεώρηση μενού και επιλέξτε τον επιθυμητό περιορισμούς σας . Η προστασία της ακεραιότητας του εγγράφου μπορεί να αυξήσει την αξιοπιστία και τη χρησιμότητά της .
Η 12

Επιλέξτε " Περιορισμοί μορφοποίησης " για να απαγορεύσει τις αλλαγές σε συγκεκριμένους τύπους μορφοποίησης , όπως λεζάντες ή στυλ περίπτωση του σώματος . Ή να αφήσει όλους τους περιορισμούς μορφοποίησης επιλέξει να απαγορεύσει όλες τις αλλαγές μορφοποίησης .
Η 13

Επιλέξτε " Σχόλια" ή " εντοπισμένων αλλαγών " για να αναγκάσει όλους τους χρήστες την τεκμηρίωση των αλλαγών , το οποίο μπορείτε αργότερα. Ή επιλέξτε "No Changes" αν θέλετε το έγγραφο να είναι μόνο για ανάγνωση .
Η 14

Κάντε εξαιρέσεις που ισχύουν οι κανόνες . Για παράδειγμα , μπορείτε να αποκλείσετε τον εαυτό σας από τους κανόνες προστασίας , επιτρέποντας μόνο τον εαυτό σου να κάνει αλλαγές.
Η 15

Κάντε κλικ στο " Ναι, να ξεκινήσει η ενεργοποίηση προστασίας " και πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης για το έγγραφο , αν αυτό είναι επιθυμητό . Διαφορετικά , κάντε κλικ στο " OK" και το έγγραφο θα πρέπει να προστατεύονται . Κάντε κλικ στο " Προστασία Stop" για να επιτρέψει και πάλι αλλαγές .
Η
εικόνων