Πώς να συγχωνεύσει το Word και το Excel Χρήση φόρμας επιστολής

Μια μορφή επιστολής είναι μια δακτυλογραφημένη επιστολή στο Microsoft Word που είναι τροφοδοτείται πληροφορίες από μια βάση δεδομένων που συνδέονται . Αυτό το είδος της επιστολής καθιστά δυνατό να συνθέσει , εκτυπώστε και στείλτε την ίδια επιστολή σε μια ομάδα διάφορους παραλήπτες . Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel μαζί με το Word για τη δημιουργία φόρμας επιστολής σας . Τα δεδομένα που βρίσκονται στο Excel , ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε και να δημιουργήσει τις λέξεις που συνθέτουν την επιστολή σας στο Word . Τα πράγματα που θα χρειαστείτε
λίστα παραληπτών

Παρουσίαση Περισσότερες οδηγίες
Η 1

Συμπληρώστε τα στοιχεία σας στο Microsoft Excel . Τοποθετήστε κάθε κομμάτι των δεδομένων στο δικό ειδικά το όνομα της στήλης . Για παράδειγμα , για ένα γράμμα που πιθανότατα να αποθηκεύσετε μια λίστα με ονόματα και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε αναφέρουμε τις στήλες " Όνομα ", " Επώνυμο ", " Οδός 1 , " Οδός 2 " " Πόλη ", " κράτος " και " Ταχυδρομικός κώδικας ". Προσθήκη στηλών , όπως βλέπετε την τακτοποίηση . Εισάγετε τα αντίστοιχα στοιχεία για κάθε άτομο στη λίστα σας . 2

Αποθηκεύστε και κλείστε το αρχείο του Microsoft Excel , όταν τελειώσετε την προσθήκη δεδομένων . Πηγαίνετε στο Microsoft Word .
Εικόνων 3

Κάντε κλικ στο " αλληλογραφίας " ή " Εργαλεία" στο κύριο μενού στο Word ( ανάλογα με την έκδοση ) . Επιλέξτε "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας . "
Η

4 Επιλέξτε το " Letters" από τη λίστα των επιλογών .
5

Συνθέστε e-mail σας ( ονομάζεται επίσης το " Main έγγραφο » ) στο κενό έγγραφο που έχετε ανοίξει . Για να μορφοποιήσετε την επιστολή σας σε ένα επίσημο ύφος , τοποθετούν την διεύθυνση σας, που ακολουθείται από την ημερομηνία στην κορυφή , στη συνέχεια, το όνομα και την διεύθυνση (αφήστε ένα σύμβολο κράτησης θέσης εδώ για τώρα ) παραλήπτη , ο χαιρετισμός ( " Αξιότιμοι Κύριοι & Madams " ) δίπλα , πληκτρολογήστε το μήνυμα κάτω από αυτό , και στη συνέχεια να γράψει τελικά το κλείσιμο σας ( " τιμή" ) . Ονομάσετε και να αποθηκεύσετε την επιστολή σας στο Word . Φροντίστε να είναι ανοιχτό .
Η

6 Κάντε κλικ στο κουμπί " Επιλογή παραληπτών », « Open Data » ή μια παρόμοια επιλογή από το " Συγχώνευση αλληλογραφίας " γραμμή εργαλείων . Επιλέξτε " Χρήση υπάρχουσας λίστας " από τις επιλογές .
Η 7

Επιλέξτε " . Xls " από το " Αρχεία τύπου " drop-down λίστα στο παράθυρο διαλόγου " Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων " . Βρείτε το αρχείο Excel που αποθηκεύσατε στο βήμα 2 και πατήστε " Open". Επιλέξτε το φύλλο εργασίας όπου θα εισάγει τα δεδομένα από το παράθυρο διαλόγου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
8

Go επιστρέψετε στο κύριο έγγραφο ( το γράμμα ) . Κάντε κλικ στο " Insert Merge Field" από το " Συγχώνευση αλληλογραφίας " γραμμή εργαλείων . Μπορείτε να δείτε μια λίστα με όλες τις στήλες που έχετε δημιουργήσει στο αρχείο δεδομένων του Microsoft Excel (αυτά ονομάζονται πλέον " πεδία " στο Word ) .
Η 9

Επιλέξτε το πεδίο " Όνομα " για πρώτη φορά. Μια φράση αναφοράς ( <<>> First_Name ) εμφανίζεται στο έγγραφό σας . Τοποθετήστε τη φράση , όπου θα πρέπει να είναι στην επιστολή σας ( ως μέρος της διεύθυνσης του παραλήπτη και, ενδεχομένως, τον χαιρετισμό , όπως επίσης) . Τώρα , όλες οι εμφανίσεις της πρώτα ονόματα στη λίστα των δεδομένων σας θα εμφανιστεί σε αυτόν τον τομέα της επιστολής σας . Επαναλάβετε αυτήν την ενέργεια για όλα τα ονόματα τομέα σας .
Η 10

Κάντε κλικ στο " Finish & Συγχώνευση" από το " Συγχώνευση αλληλογραφίας " γραμμή εργαλείων και επιλέξτε " Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων . " Επιλέξτε τις εγγραφές από το φύλλο δεδομένων που θέλετε να συγχωνεύσετε και κάντε κλικ στο "OK". Όλα τα γράμματα σας , με τις πληροφορίες δεδομένων ολοκληρωμένη , εμφανίζονται στην οθόνη.
Η 11

Επεξεργασία λίστας παραληπτών σας, είτε κάνοντας κλικ στο " Επεξεργασία παραλήπτη Λίστα " για την" γραμμή εργαλείων Συγχώνευση αλληλογραφίας " ή με την επεξεργασία του εγγράφου δεδομένων στο Microsoft Excel .
Η
εικόνων