Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας

Microsoft Excel είναι μια εφαρμογή λογιστικών φύλλων που επιτρέπει στους χρήστες να διαχειρίζονται , να οργανώνουν και να χειρίζονται μια ποικιλία των δεδομένων . Συγκεκριμένα , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε λίστες . Αυτό είναι ένα ιδιαίτερα πρακτικό χαρακτηριστικό για τις μικρές επιχειρήσεις που μπορεί να θέλετε να στείλετε μια μαζική διαφημιστική επιστολή ή e-mail ή για άτομα που χρειάζονται για να διαφημίσει ένα reunion ή παρόμοια λειτουργία . Όχι μόνο είστε έτοιμοι να στείλετε επιστολές έξω σε όλους τους πελάτες σας , μπορείτε επίσης να στοχεύουν κατά τοποθεσία της ή οποιονδήποτε άλλο δεδομένων που έχετε στη λίστα σας . Οδηγίες
Η 1

Καθορίστε ποια πεδία θα πρέπει να συμπεριληφθούν στην λίστα σας . Εκτός από το όνομα , τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση , είναι μια καλή ιδέα να περιλαμβάνουν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , την ημερομηνία της τελευταίας τάξης και μια στήλη σημειώσεων , το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συμπεριλάβετε τις σχετικές πληροφορίες , όπως γενέθλια . Για παράδειγμα , αν έχετε ένα εστιατόριο , και θέλετε να στείλετε τις ανακοινώσεις γενεθλίων για τους πελάτες και ξέρετε τα γενέθλιά τους , μπορείτε να δημιουργήσετε μια στήλη « γενέθλια » και στέλνουν τους χαιρετισμούς ή κουπόνια . Η " Ημερομηνία τελευταίας Τάξης " στήλη είναι ένας ιδιαίτερα χρήσιμος τρόπος για να εντοπίσετε τους πελάτες που δεν έχετε επισκεφθεί πρόσφατα και να τους στείλετε ένα φιλικό σημείωμα υπενθυμίζοντάς τους ότι θα χάσετε την αιγίδα τους . 2

Ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Start" και στη συνέχεια " Όλα τα προγράμματα " και στη συνέχεια " Microsoft Office ".
εικόνων 3

Δημιουργήστε επικεφαλίδες στήλης σας , ξεκινώντας με τηλέφωνο 1 . Συμπεριλάβετε τις επικεφαλίδες των " Όνομα ", " Επώνυμο ", " Οδός ", " Πόλη ", " κράτος ", " Ταχυδρομικός Κώδικας ", " Τηλέφωνο ", " Διεύθυνση " και " Σημειώσεις " στις στήλες A1 , B1 , Γ1, Δ1 , Ε1, ΣΤ1 , G1 , H1 και Ι1 , αντίστοιχα . Ο διαχωρισμός κάθε στοιχείο της διεύθυνσης σας προσφέρει τη δυνατότητα να αναζητήσετε αργότερα για τους πελάτες ή ιδιώτες από την πόλη ή το κράτος , το οποίο θα μπορούσε να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τις προαγωγές ή γεγονότα . Για παράδειγμα , αν είστε μια φιλανθρωπική οργάνωση που επισκέπτεται διαφορετικές πόλεις για φιλανθρωπικούς pickups , θα στείλετε τα μηνύματά σας σε εκείνα τα άτομα που βρίσκονται στη σχετική της πόλης για να τους ενημερώσει για τις ημερομηνίες παραλαβής και τοποθεσίες ειδικά για την πόλη τους .
Η 4

Παγώστε την πρώτη γραμμή κάνοντας κλικ στο "Προβολή " στη γραμμή εργαλείων και στη συνέχεια επιλέγοντας " Freeze Panes . " Επιλέξτε " Freeze Top Row». Αυτό θα σας επιτρέψει να δείτε τους τίτλους στηλών κατά την κύλιση μέσω των δεδομένων σας .
5

Συλλέξτε τα δεδομένα σας και να αρχίσετε να την εισάγετε στο φύλλο σας .
Η 6

Ταξινόμηση μέσω των δεδομένων σας , εάν είναι αναγκαίο , και μονό ειδικές πληροφορίες όπως την πόλη ή την πόλη. Επισημάνετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας και κάντε κλικ στο κουμπί " Ταξινόμηση & φιλτράρισμα " που βρίσκεται κάτω από την καρτέλα "Home" στη γραμμή εργαλείων του Excel . Κάντε κλικ στο "Custom Ταξινόμηση " και επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε. Αυτό θα επαναπροσδιορίσουμε τα δεδομένα σας ώστε να μπορείτε να εξαγάγετε συγκεκριμένες πληροφορίες .
Η

7 Αποθηκεύστε το Excel φύλλο σας ως λίστα σε μια εύκολα αναγνωρίσιμη φάκελο .

Η