Αιτίες της Αντίγραφα σε Quickbooks

Αντίγραφα μπορεί να προκαλέσει ανακρίβειες στις αναφορές και εσφαλμένη αχρεωστήτως καταβληθέντων στους πωλητές σας . Αν τον προμηθευτή σας πιάνει το λάθος , τότε πρέπει να περνούν το χρόνο τους επικοινωνία το λάθος σας και θα πρέπει να περνούν το χρόνο τους τη διόρθωση του λάθους . Συνεπής μεθόδους λογιστικής σε συνδυασμό με QuickBooks δυνατότητα για τον εντοπισμό διπλών αρχείων και ειδοποιεί τον χρήστη μπορεί να εξαλείψει τα μειονεκτήματα που προκαλούνται από διπλότυπα . Όχι Αριθμός αναφοράς Εισαγωγή στους λογαριασμούς
Η

Η κύρια αιτία των διπλών εγγραφών νομοσχέδιο παραμελεί να εισάγετε τον εντοπισμό λογαριασμού ή τον αριθμό του τιμολογίου για τις " Ref . Όχι" γραμμή στο παράθυρο " Εισάγετε Bills " στο QuickBooks . Οι " Ref . Όχι" γραμμή είναι αυτό που ελέγχει QuickBooks για αντίγραφα . QuickBooks θα σας προειδοποιήσει εάν εισαγάγετε τον ίδιο αριθμό σε αυτή τη γραμμή για δύο νομοσχέδια για τον ίδιο πωλητή .

Σφράγιση « Εισαγωγή » σε οποιοδήποτε έγγραφο σε χαρτί μετά την εισαγωγή πληροφοριών από το σε QuickBooks είναι ένας απλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι δεν θα επιχειρήσετε να εισάγετε τις πληροφορίες στο QuickBooks δύο φορές .
εικόνων Αριθμοί Ασυνεπής αναφοράς
Η

πρωταρχικός σκοπός του πληκτρολογώντας έναν αριθμό αναφοράς σε QuickBooks για κάθε νομοσχέδιο είναι να προκαλέσει το αντίγραφο προειδοποίηση όταν εισάγετε ένα αντίγραφο λογαριασμού . Αυτό δεν θα συμβεί αν εισάγετε αριθμοί αναφοράς σε ασυνεπή τρόπο . Όταν εισάγετε ένα νομοσχέδιο που δεν περιέχει αναφορά ή τον αριθμό του τιμολογίου , πρέπει να είστε συνεπείς στο πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τον αριθμό αναφοράς για το εν λόγω νομοσχέδιο . Μια συνήθης πρακτική είναι να χρησιμοποιήσετε την ημερομηνία του νομοσχεδίου . Η μορφή της ημερομηνίας θα πρέπει να είναι συνεπής . Για παράδειγμα , αν χρησιμοποιείτε δύο ψηφία για το έτος , ποτέ δεν χρησιμοποιούν τέσσερα ψηφία για το έτος κατά το " Κωδ. Όχι" τομέα . Για πολλούς λογαριασμούς με την ίδια ημερομηνία , προσθέστε μια επιστολή προς την ημερομηνία και να γράψετε τον αριθμό που δημιουργήθηκε για το νομοσχέδιο σχετικά με το έντυπο αντίγραφο του νομοσχεδίου .

Η ορθογραφικά λάθη

Αν ορθογραφία μιας εταιρείας ή το όνομα του πελάτη κατά την είσοδο ενός νέου λογαριασμού , δεν μπορείτε να βρείτε την υπόψη την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια συναλλαγή για εκείνη . Στη συνέχεια, θα δημιουργήσει κατά λάθος ένα αντίγραφο του λογαριασμού για τον πελάτη ή την εταιρεία .
Εικόνων Εταιρείες Χρησιμοποιώντας ένα DBA ή Πολλαπλές DBAs
Η

εταιρείες που χρησιμοποιούν DBA ( επιχειρηματική δραστηριότητα ως ) τα ονόματα που είναι διαφορετικό από το όνομα της εταιρείας μπορεί να προκαλέσει σύγχυση λογιστικών . Χωρίς σαφή επικοινωνία , μπορείτε να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό με το όνομα της εταιρείας και ένα αντίγραφο λογαριασμού χρησιμοποιώντας dba της εταιρείας όνομα . Η συνήθης πρακτική είναι να αναφέρουμε το λογαριασμό χρησιμοποιώντας το όνομα της εταιρείας . Να κάνει αυτό με συνέπεια θα αποτρέψει τη δημιουργία σας πολλαπλούς λογαριασμούς για μία εταιρεία . Το " Όνομα πελάτη " και " Bill To" διεύθυνση είναι όλα ξεχωριστά πεδία στην οθόνη "Επεξεργασία Πελάτη " . Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα της εταιρείας για το όνομα του λογαριασμού και να στείλει ακόμα το νομοσχέδιο χρησιμοποιώντας ένα όνομα DBA .
Εικόνων Ασυνεπής Πρότυπα όταν Εισαγωγή ονομάτων λογαριασμός
Η

Κατά την εισαγωγή τους λογαριασμούς των πελατών , η χρήση μια ενιαία μέθοδος εισαγωγής της εταιρείας και τα ονόματα των ατόμων για να εξασφαλιστεί ότι δεν θα δημιουργήσει διπλούς λογαριασμούς . Για τα ονόματα των πελατών , να αποφασίσει να τις εισάγετε με σταθερά είτε το όνομα όνομα ή το επώνυμο πρώτα και να αποφασίσει αν θα συμπεριλάβει τα μέσα αρχικά . Για ονόματα εταιρειών , αποφασίσει σχετικά με ένα ενιαίο πρότυπο για την εισαγωγή των ονομάτων . Μια μέθοδος που μπορεί να αποτρέψει τα διπλότυπα είναι να εισάγετε τα ονόματα της εταιρείας με τον τρόπο που εμφανίζονται σε κάθε αλληλογραφία με το επιστολόχαρτο που λαμβάνετε από την εταιρεία .
Η
εικόνων