Βασικά ερωτήσεις για να ρωτήσει Όταν Σκέψη για την εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να παρέχει ένα σαφές και περιεκτικό μέσο για την αποθήκευση και ανάκτηση πληροφοριών εντός του δικτύου υπολογιστών μιας εταιρείας . Καθώς οι ανάγκες πληροφόρησης μπορεί να ποικίλλει από εταιρεία σε εταιρεία , μερικές από τις ερωτήσεις για να ζητήσει πριν από την εφαρμογή μια ανησυχία σύστημα διαχείρισης εγγράφων το πώς μια εταιρεία χρησιμοποιεί τις πληροφορίες , τις απαιτήσεις της ένταξης του λογισμικού και την ασφάλεια και τις ανάγκες αποθήκευσης . Τι σκοπούς θα εξυπηρετήσει ένα Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων ;
Η

επιχειρήσεις πρέπει να παρακολουθεί διαφορετικούς τύπους πληροφοριών σε συνεχή βάση . Σε πολλές περιπτώσεις , οι πληροφορίες που απαιτούνται για να εκτιμηθεί η εγγραφή ενός πελάτη ή σε μια συγκεκριμένη κατάσταση . Ο εντοπισμός τους διάφορους τομείς της πληροφόρησης μια επιχείρηση λειτουργεί με σε τακτική βάση μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ένα σκοπό για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων , σύμφωνα με την Αμερικανική Ακαδημία Οικογενειακών Ιατρών . Όπως διαφορετικές δισκογραφικές εταιρίες και να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες για διαφορετικούς σκοπούς , η κατανόηση οργανωτική ροή των εργασιών της εταιρείας παρέχει μια βασική ιδέα για το πώς οι πληροφορίες θα πρέπει να ρέει ή να είναι τοποθετημένα μέσα σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων .
Εικόνων Πώς θα το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα προγράμματα λογισμικού;
Η

εταιρείες που έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες μέσω ενός υπάρχοντος δικτύου υπολογιστών πρέπει να εξετάσουν πώς ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα ενσωματωθούν με τα υπάρχοντα προγράμματα λογισμικού , σύμφωνα με την Αμερικανική Ακαδημία Οικογενειακών Ιατρών . Ορισμένα συστήματα διαχείρισης εγγράφων μπορεί να ενσωματώνονται ή διασύνδεση με ορισμένα προγράμματα λογισμικού περισσότερο από ό, τι με τους άλλους . Καθώς τα προγράμματα λογισμικού συνήθως απαιτούν περιοδικές αναβαθμίσεις , αναβάθμιση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων μπορούν επίσης να απαιτούν άλλες αναβαθμίσεις στα προγράμματα του συστήματος . Η πιο συμβατή ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι με τα υπάρχοντα προγράμματα λογισμικού της εταιρείας , το πιο εύκολο θα είναι να συντονίσει τις αναβαθμίσεις . Η συμβατότητα μεταξύ ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων και υπάρχουσα εγκατάσταση μιας επιχείρησης μπορεί επίσης να αποτρέψει τις διπλές δεδομένων ή πληροφοριών που εμφανίζονται σε ένα δίκτυο συστήματος .

Η Τι είδους πρωτόκολλα ασφαλείας που χρειάζεται;

εταιρείες που αποθηκεύουν και να διαχειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες πρέπει να καθοριστεί ο τρόπος εφαρμογής αναγκαία μέτρα ασφαλείας μέσα σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων , σύμφωνα με eWeek Enterprise Applications , μια περιοχή των πόρων λογισμικού του δικτύου . Εταιρείες του κλάδου υγειονομικής περίθαλψης που πραγματοποιήθηκε σε αυστηρές κατευθυντήριες γραμμές που επηρεάζουν τις πρακτικές διαχείρισης των πληροφοριών εντός του οργανισμού . Κατά την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων , οι κατευθυντήριες αυτές γραμμές μπορούν να υπαγορεύουν τους τύπους των μέτρων ασφαλείας που απαιτούνται στο πλαίσιο ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων . Τα μέτρα ασφαλείας μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τα πρωτόκολλα ταυτοποίησης χρήστη που σας επιτρέπουν εταιρείες ελέγχουν και να παρακολουθούν τον τρόπο την πρόσβαση στις πληροφορίες , καθώς και τις άδειες πρόσβασης του χρήστη . Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων με τα πρωτόκολλα ασφαλείας καθιστά ευκολότερο για τις επιχειρήσεις να διενεργεί περιοδικούς ελέγχους, όπως εκείνες που απαιτούνται από τις οργανώσεις υγειονομικής περίθαλψης .
Η
εικόνων